メールのメリットとデメリット

メールは、世界中のネットワーカーに瞬時に送信することができ、

受け取り側も、好きなときに、好きな場所で読むことが可能です。

より早く情報が伝達でき、一度に複数の相手に送れ、共有、交換

さらにその情報を加工できるなど、今までの通信メディアにはないメリットがあります。

しかし逆に言えば、他人に共有、交換、加工されやすいという デメリットがついてきます。

つまり、情報管理を怠ると、瞬時のうちに無数の人へ 機密情報がもれてしまう危険性を秘めているのです。 このことを十分考慮し、メールを使用してください。

メールは情報の伝達が最優先であるため、一日に何十通ものメールを受信している人にとっては、形式だけの前置きは、あまり意味を成しません。

このようなメールのルールやマナーを以下にまとめましたのでご参考ください。 ―‥…‥―‥…‥―‥…‥―‥…‥―‥…‥―‥…‥―‥…―‥…

［ルール］ （１）件名 　　　「○○のご案内」「○○会議について」など、 　　　用件や目的が明確に分かるようにしましょう。 （２）署名 　　　文末には送信者の名前、会社名、連絡先を明記しましょう。 （３）ＣＣとＢＣＣの使い分け 　　　ＣＣ（カーボンコピー） 　　　　⇒受信者に送った先を全て表示 　　　ＢＣＣ（ブラインドカーボンコピー） 　　　　⇒受信者に送った先を表示されない （４）メールの書き方 　　　用件を簡潔に書き、読みやすいことが大切です。 　　　頭語、時候の挨拶、感謝の言葉などは省きましょう。 　　　　◎文章は結論から 　　　　◎箇条書きにして簡潔にまとめる 　　　　◎返信がほしい場合は、その旨を明記する 　　　　◎行数が多くなる場合は、段落ごとに空行を入れる ―‥…‥―‥…‥―‥…‥―‥…‥―‥…‥―‥…‥―‥…―‥… ［マナー］ （１）添付ファイル 　　　画像などの容量の大きいファイルは、 　　　無断で添付しないように、相手の許可を得て、 　　　パソコン環境を考慮し送信しましょう。 （２）複数の人に同時に送る場合 　　　ＢＣＣで送信しましょう。 　　　“送信もれに注意しましょう！” （３）メールの書き方 　　　簡潔な文章といっても敬語は必要です。 　　　用件だけでなく、こちらの意図が伝わるように 　　　印象のよい文章を心がけましょう。 　　　「お世話になっております」 　　　「ぜひご出席ください」など （４）テキスト文書で送付する 　　　相手のソフトによって、不適切なところで改行に 　　　なったりするため、改行はこまめに行いましょう。 　　　半角カタカナ文字や、機種依存文字も文字化けの 　　　可能性があるため、使わないようにしましょう。 （５）校正をする 　　　手軽なだけに校正がおろそかになり、誤字や脱字が 　　　多くなります。 　　　他のビジネス文書と同様に、相手に失礼がないように 　　　文章を作成したら校正をしましょう。 （６）アドレスの確認をする 　　　送信する前に、送り先のアドレスに間違いがないか、 　　　もう一度確認しましょう。 （７）急ぎの用件には事前に連絡をする 　　　相手がすぐに読んでくれるとは限らないため、 　　　急ぎの用件には向いていません。 　　　もし、急ぎの用件を送るのであれば、電話など一報を 　　　入れましょう。

#メールのマナー